Softtoys, en tillverkare av mjukdjur, beslutade att outsourca sin lagerhantering till en extern aktör. Softtoys hade under flera år haft lagret i sina lokaler men man ville nu istället fokusera på sin kärnverksamhet – att producera och marknadsföra mjukdjur.
Bakgrund
Ett eget lager är ofta resurskrävande eftersom det både ställer krav på en rationell och effektiv drift samt att tillhörande resurser och kunskap hanteras och utvecklas på bästa sätt. Man ska t ex ha en väl utformad lokal med möjlighet till förändring. Det ställer krav på IT-system som ska underhållas, utvecklas och förvaltas och att det finns resurser som ombesörjer att det finns pallställage, truckar, emballage och annat som ett effektivt lager behöver. En lagerverksamhet förknippas således med ansenliga kostnader, där en väsentlig del är fasta. Att lägga lagret hos lagerproffs, en s k tredjepartslogistiker (förkortas ofta TPL eller 3PL) ger fördelar, såsom skalbarhet vid volymökning och möjlighet att omvandla fasta kostnader till rörliga.
Utmaning
Tillsammans med DSV Solutions definierade Tickstar och Softtoys de processer som behövde sättas i drift för att uppnå ett effektivt samarbete. Tidigt konstaterades att det finns stor potential i att så långt som möjligt eliminera manuellt arbete och undvika dubbelregistrering av information; exempelvis ville man automatisera all orderbunden information mellan parterna. På så sätt kan bl a uppdatering av lagersaldon och fakturering utföras utan fördröjning efter utleverans.
Genomförande
Ett EDI-projekt lyckas endast om grundläggande förutsättningar finns på plats. Tickstar arbetar därför efter en metodik där processer, affärssystemens funktionalitet och dess grunddata säkras innan ett EDI-flöde driftsätts. Under projektet samarbetade Tickstar nära med Softtoys för att genomföra nödvändiga förändringar och för att skapa förståelse för vikten av att grunddata matas in i affärssystemet på ett korrekt och enhetligt sätt. Tidigt i projektet definierades även tillsammans med DSV vilken information som ska utbytas och exakt hur informationen ska tolkas och användas i processen. På så sätt elimineras risken för att man exempelvis har olika syn på vad fältet ”leveransdatum” betyder.
Tickstars uppdrag bestod dels i att koordinera parternas aktiviteter inför driftstart av EDI-flödet och agerade därmed ICC (integration competence center) för Softtoys.
Uppnått resultat
Softtoys registrerar sina kundorder i affärssystemet Softone Business. Order därefter överförs automatiskt till DSV Solutions som plockar, packar och utlevererar. Därefter bekräftas utleveransen i en fil tillbaka Softtoys affärssystem som då kan fakturera sin kund. Allt sker helt automatiskt utan manuell handpåläggning.